1_DSC6829 4_DSC8040 _DSC3339 _DSC3442 _Z1M1269 _Z1M5244 _Z1M5355

Kallelse till Svenska Vinthundklubben/östra avdelningens årsmöte 2021.

Samtliga medlemmar kallas härmed till Svenska Vinthundklubben/östra avdelningens årsmöte den 9 – 11 april 2021.

Mötet genomförs på distans som ”digitalt förenklat årsmöte” och pågår under tre dagar. Du deltar genom att någon gång under mötestiden avge dina röster. Du kan läsa mer om mötesformen på SKK.se och i de bifogade dokumenten ”instruktion för mötesdeltagare” samt ”arbetsordning” för mötet. Årsmöteshandlingar hittar du längre ner på sidan.

Deltagande vid mötet är endast möjligt för medlemmar som haft ett gällande medlemskap den 31 mars 2021 och har korrekt epost-adress registrerad hos klubben. Om du vill registrera eller ändra din epost-adress hos klubben –  kontakta klubbens sekretarevia e-postadress: Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den. 

Samtliga medlemmar som uppfyller ovan kriterier kommer före mötets öppnande att få en inbjudan att delta skickad till sin e-postadress. Läs mer om hur du deltar i bifogad ”instruktion för mötesdeltagare”

Rambudget

Till den här kallelsen bifogas styrelsens förslag till rambudget för kommande verksamhetsår. Om du önskar ändring av rambudgeten ska du ta kontakt med klubbens revisorer Elisabet Levén och Eva Oesman, som har behörighet att lämna ett alternativt förslag.
Du når revisorerna via e-postadresser: Elisabet Levén: Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.  , Eva Oesman: Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

Val

Valbar till förtroendepost är endast den som nominerats senast fem dagar till mötet. Nominering av personer sker till valberedningen och ska innehålla:

*Namn på den nominerade

*Den post nomineringen avser

*Kontaktuppgifter till den nominerade

Person kan endast nomineras till en post av följande:

  1. Justeringsperson
  2. Ordförande
  3. Styrelseledamot
  4. Suppleant
  5. Revisor
  6. Revisorssuppleant
  7. Valberedningens sammankallande
  8. Ledamot i valberedningen

Valberedningen kontrollerar om den nominerade är tillfrågad och medlem i klubben samt, om den nominerade har nominerats till fler än en post, vilken post den nominerade önskar kandidera till. Nomineringar skickas till Malin Westlie: Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

Valberedningen överlämnar ett ”traditionellt” förslag samt en lista över andra nominerade personer. Samtliga dessa är valbara vid årsmötet. I den bifogade arbetsordningen kan du läsa mer om hur valen fungerar.

Vänliga hälsningar

Styrelsen SvVK/ö,17 mars 2021

Guide för mötesdeltagare vid digitalt förenklat årsmöte

Svenska Vinthundklubben/östra avdelningen  genomför i år ett ”digitalt förenklat årsmöte”. Mötet genomförs helt digitalt genom det textbaserade mötesverktyget VoteIT. Mötet öppnar den 9 april kl. 9:00 och avslutas den 11 april kl. 22:00. Du kommer att få en länk med en mötesbiljett skickad till din e-post före mötets startdatum. Ditt mötesdeltagande består i att du någon gång under ovan angiven tidsperiod går in och röstar på det/de alternativ du föredrar under respektive dagordningspunkt.

I det här dokumentet har vi samlat allt du behöver veta om VoteIT och det digitala mötet för att kunna förbereda dig på bästa sätt. Saknar du svar på någon av dina frågor efter att du läst igenom alltsammans? Hör av dig till SKKs Föreningskommittés sekreterare Fredrik Bruno på 08-795 31 17. 

Vad är VoteIT?

VoteIT är ett mötesverktyg för genomförande av årsmöten och andra demokratiska processer helt på distans. Mötet är helt textbaserat, vilket betyder att omröstningar för alla dagordningspunkter sker via en webbsida. Du behöver en digital enhet; en dator, surfplatta eller en smartphone samt internetuppkoppling för att kunna delta i mötet.

Mötesverktyget är utvecklat av föreningen VoteIT, som SKK är medlemmar i tillsammans med ett stort antal andra föreningar. Läs mer om VoteIT här.

Praktiskt om årsmötets genomförande

Inför mötet

Till skillnad från ett traditionellt årsmöte kan förslag inte väckas under pågående möte. Medlemmar har därför inför mötet möjlighet att påverka förslagen i två punkter – rambudget och val.

Med möteskallelsen följer styrelsens förslag till rambudget. Anser du att förslaget inte är godtagbart ska du ta kontakt med revisorerna som har möjlighet att lämna mötet ett alternativt förslag. Revisorerna har den slutliga beslutanderätten vad avser om ett alternativt förslag ska lämnas eller ej, men de ska naturligtvis vara lyhörda för medlemmarnas åsikter.

Som medlem har du även rätt att nominera personer till de val som ska genomföras vid mötet. Nomineringar av personer ska vara valberedningen tillhanda senast fem dagar före mötet och innehålla:

* Namn på den nominerade

* Den post nomineringen avser

* Kontaktuppgifter till den nominerade

Valberedningen eller styrelsen kan ge mer information om hur val kommer att genomföras och till vilka poster nomineringar är möjliga.

Tid och plats

Årsmötet öppnar den 9 april kl. 9:00 och avslutas den 11 april kl. 22:00.  Årsmötet äger rum helt digitalt via systemet VoteIT. Adressen till SKKs plattform i VoteIT är https://skk.voteit.se

Observera att systemet inte fungerar i Internet Explorer, använd därför en annan webbläsare såsom Microsoft Edge eller Google Chrome.

Registrera konto och logga in

För att kunna logga in i systemet VoteIT och få tillgång till årsmötet behöver du ett konto och en mötesbiljett. Om du inte har använt VoteIT tidigare behöver du registrera en användare – det kan du göra innan du får mötesbiljetten. Det är viktigt att du använder den e-postadress som finns i klubbens register när du registrerar ditt VoteIT-konto. E-postadressen är kopplingen till det möte som du ska delta i och gör att mötet blir synligt när du loggar in i VoteIT.

En mötesbiljett skickas inför mötet ut till alla klubbens medlemmar till den e-postadress som finns registrerad hos klubben. Ta kontakt med den klubb du är medlem i om du är osäker på om du har rätt e-postadress registrerad hos klubben. Din e-postadress måste registreras hos klubben senast fem dagar före mötet startar.

Har inte använt VoteIT tidigare

Gå till sidan https://skk.voteit.se och klicka på Registrera i det övre högra hörnet. Du skapar en användare med hjälp av din e-post och väljer ett lösenord som du sedan uppger vid inloggning.

Har använt VoteIT tidigare

Du loggar in med samma e-postkonto (användarnamn) och lösenord som du använt vid tidigare inloggningar. Eftersom din e-post registreras som biljetten in till mötet kommer du automatiskt att bli inbjuden till mötet och kommer att hitta det i den högsta spalten på förstasidan när du loggat in. Om du inte hittar mötet beror det sannolikt på att du angett en annan e-post i medlemsregistret eller i samband med anmälan till mötet. Kontakta då din klubb så får du hjälp vidare.

Om du får problem med inbjudan eller registrering i VoteIT

Om du inte fått någon inbjudan till årsmötet, eller om du inte kan registrera dig, gör så här:

Kolla skräpposten så att inte inbjudan fastnat där.

Om du inte hittar något mejl i skräpposten – gå till http://skk.voteit.se och registrera en användarprofil med samma e-postadress som klubben har registrerad, dubbelkolla med klubben om du är osäker. När du loggar in med det Vote-IT konto du har registrerat ska du ha tillgång till mötet.

OBS! Använd inte funktionen att snabbregistrera med Facebook eller Google om du inte är säker på att klubben har samma adress som du använder för dessa konton.

När du registrerar ditt VoteIT-konto ombeds du bekräfta din mejladress genom att klicka på en länk i ett mejl som du får från VoteIT. Om du inte får mejlet med länken – mejla Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den. och uppge i mejlet vilken mejladress du har angett vid registreringen och vilket möte det är du ska delta i.

Närvaro

Du kan logga in och ut ur årsmötet när du vill under den tidsperiod som mötet pågår. Om du ångrar dig och vill rösta på ett annat sätt kan du ändra din röst under hela mötesperioden.

Inne i årsmötet

När du loggat in i VoteIT hittar du det digitala årsmötet under rubriken Möten, i den högra kolumnen på startsidan i verktyget. Här ser du samtliga digitala årsmöten som du har tillträde till. Klicka på mötesrubriken för det aktuella mötet för att komma in i själva mötet.

Om du vill hitta tillbaka till plattformens förstasida kan du alltid klicka på VoteIT-loggan, högst upp till vänster på sidan. Om du vill hitta tillbaka till startsidan för det aktuella mötet kan du klicka på mötets rubrik som du hitta högst upp på sidan strax till höger om VoteIT-loggan.

Dagordning

På dagordningen hittar du alla de ärenden som ska behandlas på årsmötet. Du hittar alla dagordningspunkter i den vänstra spalten när du loggat in i mötet.

Alla dagordningspunkter är markerade som pågående under hela mötesperioden. En dagordningspunkt som är pågående betyder att den är under behandling. Under respektive dagordningspunkt kan du ta del av handlingar och rösta om beslut i den aktuella punkten.

Hur du deltar

Du deltar i det digitala årsmötet genom att logga in, läsa handlingar och delta i omröstningar till beslut.

Omröstningar

Omröstningar läggs upp och startas av SKKs mötesadministratör. För att kunna rösta måste du vara inloggad i systemet någon gång under den tid som mötet pågår.

Omröstningar avgörs genom enkel majoritet (mer än hälften av de avgivna rösterna) förutom för personval som sker med relativ majoritet (flest röster av tillgängliga alternativ) om de avser en post och med enkel överförbar röst om fler än en person ska väljas genom beslutet. Metoden innebär att du rangordnar förslag med den du föredrar mest överst och den du föredrar minst underst. Du ska minst rangordna så många kandidater som ska väljas, men det är bra om du rangordnar samtliga.

Observera! Om inga nomineringar har kommit in till valberedningen finns det bara ett förslag att ta ställning till. Under dessa förutsättningar har deltagarna alternativen att anta valberedningens förslag eller att avstå från att rösta.

Detsamma gäller om revisorerna inte lämnat något förslag på alternativ rambudget, mötesdeltagarna har då att antingen lägga sin röst på styrelsens förslag eller att avstå från att rösta.

Reservationer

Du kan reservera dig mot ett förslag genom att skicka ett mejl till mötesadministratören (Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.) innan mötet avslutas. Du måste då skriva vilket möte, vilken dagordningspunkt och vilket förslag reservationen avser och gärna anledningen till varför du vill reservera dig. Din reservation förs till protokollet om det förslag du reserverat dig emot vinner bifall.

Hashtaggar (#)

Alla förslag får en hashtag, den skapas automatiskt i mötet när någon lägger ett förslag. Hashtaggen är antingen en unik för dagordningspunkten eller är kopplad till den användare som lagt förslaget. Med den användning av VoteIT som SKK tillämpar för det förenklade årsmötet kan du bortse från hashtaggar.

Frågor och support

Om du har frågor kring deltagande i mötet, de olika funktionerna eller behöver hjälp med inloggning kan du vända dig till din klubb eller SKKs Föreningskommittés sekreterare Fredrik Bruno på 08-795 31 17 eller Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

Under helger kan svarstiden vara något fördröjd, ta gärna hjälp av varandra om det är möjligt. Tänk på att gå in och rösta i god tid innan mötet stänger, för att slippa skapa stress om något skulle visa sig inte fungera kring inloggning eller omröstningsfunktion.

***************************************************************************************************************************************************************************************************'

 Årsmöteshandlingar

Valberedningens förslag till  bemanning av styrelsen SvVK/ östra avd. år 2021

Ordförande Mia Käck, 1 år,  Omval

Ledamot 1 Erik Norgren, 1 år kvar

Ledamot 2 (vice ordf. ),  Stefan Söderberg , 1 år kvar

Ledamot 3 Eva Andersson, 2 år, nyval

Ledamot 4 Christer Vik, 1 år,  Fyllnadsval

Suppleant 1, Karin Hurtig, 1 år,  omval 

Suppleant 2, Monica Lundqvist,  1 år, omval

Suppleant 3, (mötessekreterare), Madelene Lönn, 1 år, nyval

Suppleant 4, vakant

Revisorer

Revisor 1, Eva Oesman, 1 år, omval

Revisor 2, Henriette Folke, 1 år, nyval

Revisorssuppleant 1,  Marie Gellerstam, 1 år, nyval

Revisorssuppleant 2,  Conny Croneryd, 1 år, omval

Valberedningen 

Sammankallande, Malin Westlie, 1 år, omval

Ledamot, Stefan Råghammar,  2 år, omval

Ledamot, Isabella Södergren, 1 år kvar

Valberedningens tack

Efter tre år som klubbens kassör har Henriette Folke valt att inte fortsätta. Vi i  valberedningen vill passa på att tacka henne för hennes gedigna insats. Även Gunnel Tjäder och Kjell-Åke Bjurström har tråkigt nog valt att inte fortsätta i styrelsen. Valberedningen  vill även tacka Elisabet Levén och Laila Östhus som ställde upp som revisor respektive revisorssuppleant under 2020. 

2020 har varit ett år utan förlaga som medfört unika utmaningar för klubbarna och i skrivande  stund ser det ut som att även verksamheten 2021 kommer påverkas. 

Presentationer (nyval)

Madelene Lönn föder sedan 1971 upp Faraohund och sedan 2003 Basenji tillsammans med  sin dotter under prefixet Enigma. Hon är även ordförande i Svenska Bassenjisällskapet.  Madelene har under 2020 varit adjungerad till styrelsen som mötessekreterare och arbetat i  domarkommittén. Tillsammans med sin man Peder sköter hon även Östras materialförråd.

Eva Andersson föder upp Saluki under prefixet Amiyat. Eva har under 2020 varit suppleant i styrelsen och sitter i valberedningen för Svenska Salukiringen.

Henriette Folke födde upp sin första valpkull 1973. Sedan 2009 är det rasen Podengo  Português som gäller för prefixet Liljeborgs och under 2019 tillkom rasen Welsh Corgi  Pembroke. Henriette har suttit i styrelsen 2018–2020 som kassör. 

Marie Gellerstam föder upp framgångsrika Whippets under prefixet Allette's. Marie har varit  kassör i Whippetklubben under många år fram till och med 2020.

********************************************************************

 Styrelsens rapport om uppdrag givna på föregående årsmöte

Styrelsen fick inga uppdrag på föregående årsmöte.

Verksamhetsplan 2021

Verksamheten 2021 är svårplanerad beroende på den pågående pandemin.  Utställningen i mars flyttades till maj men kommer inte att kunna genomföras pga pandemin. Årets Skoklosterutställning i Strömsholm kommer troligen inte heller att kunna genomföras. Däremot har styrelsen fortsatt förhoppningar om  att genomföra höstutställningen. I övrigt har styrelsen följanade planer:

  • • Arbeta med marknadsföring av klubben
  • • Arrangera föreläsningar
  • • Arrangera officiella utställningar, vår, sommar och höst
  • • Utveckla samarbete med rasklubbarna i samband med Skokloster Summer Show
  • • Arrangera handlerträning för vinthundar
  • • Utveckla samarbetet med företag, organisationer & kommun i samband med Skokloster Summer Show
  • • Om möjligt anordna en valputställning, alla raser

Avgifter för kommande verksamhetsår

Styrelsen föreslår ingen höjning av medlemsavgiften.

Övriga ärenden

Inga inkomna

*******************************************************************************************************************************************

 

Rambudget för Svenska Vinthundklubben/Östra avd 2021.

 

Inkomster

Medlemsavgifter                                                    86 000

Anmälningsavgifter utst.                                       60 000

Anmälningsavgifter exteriörbed.                          10 000

Utställning övriga inkomster                                   4 200

________________________________________

Summa inkomster                                            160 200             

 

Utgifter

Aktiviteter för medlemmar                            10 000

Styrelsemöten/Årsmöten/Skoklostermöten    3 000

Reseersättningar                                            2 000

Hyra lagerlokal                                               4 200

Utställningar                                                 50 000

Exteriörbedömning                                         8 000

HF/VF kostnader, möten                                 5 000

Kontorsmaterial                                               1 000

Porto                                                                   500

Vinthunden/ PM nummer                               93 000

Försäkring                                                           600

Avskrivningar                                                    6 000

Bankkostnader/Swish                                       3 000

Utbildning                                                         1 000

______________________________________________

Summa utgifter                                         - 187 300

**********'********************************************************************************************

 Revisionsberättelse

 Revisionsberättelse (pdf) hittar du HÄR

 *******************************************************************************************************

 

Styrelsen hälsar dig välkommen